Biuletyn Informacji Publicznej
Powiatu Wrzesińskiego

Zapytanie ofertowe na dzierżawę 10 sztuk urządzeń wielofunkcyjnych wraz z ich pełną obsługą serwisową w okresie od dnia 02 stycznia 2025 r. do dnia 31 grudnia 2025 r.

Zamawiający: Powiat wrzesiński – Powiatowy Urząd Pracy we Wrześni z siedzibą przy ul. Wojska 
Polskiego 2 we Wrześni.

Opis przedmiotu zamówienia, warunki jego realizacji i kryteria wyboru Wykonawcy: 
Przedmiotem zamówienia jest dzierżawa 10 szt. sprawnych urządzeń wielofunkcyjnych 
posiadających funkcję skanowania dwustronnego w kolorze oraz funkcję druku 
dwustronnego, w tym co najmniej jedno urządzenie A3 z możliwością kolorowego wydruku 
oraz jedno urządzenie posiadające funkcję faxu wraz z materiałami eksploatacyjnymi oraz 
pełną obsługą serwisową dzierżawionych urządzeń. Wraz z urządzeniami Wykonawca dostarczy i zainstaluje w siedzibie Zamawiającego system druku podążającego. System powinien posiadać możliwość autoryzacji na urządzeniu za pomocą karty zbliżeniowej, kodu 
PIN oraz loginu i hasła domenowego. System musi oferować możliwość pobierania atrybutów z Active Directory lub Ldap, ponadto musi posiadać możliwość zdefiniowania atrybutu Active Directory, który zawiera login użytkownika. System umożliwi również zapewnienie druku podążającego między wszystkimi zainstalowanymi urządzeniami. Panel urządzeń musi mieć możliwość rejestracji karty przez użytkownika. Urządzenia będą zablokowane do momentu poprawnej autoryzacji. System musi być zgodny z systemem co najmniej Windows Server 2012. 

Przedmiot zamówienia będzie realizowany w terminie od 2 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2025 r.

Wykonawca zobowiązany jest do: 
1) wykonywania bezpłatnej obsługi serwisowej urządzeń będących przedmiotem zamówienia w sposób rzetelny, terminowy 
i zapewniający sprawne ich działanie;
2) bezpłatnego dostarczenia wszelkich części zamiennych niezbędnych do naprawy;
3) bezpłatnego dostarczania, zalecanych przez producenta sprzętu lub zewnętrznego serwisu pogwarancyjnego, oryginalnych materiałów eksploatacyjnych, w tym oryginalnych bębnów i tonerów, niezbędnych do prawidłowego, nieprzerwanego 
działania urządzeń w terminie nie dłuższym niż 8 godzin od momentu zgłoszenia zapotrzebowania;
4) przystąpienia do naprawy urządzeń najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu zgłoszenia przez Zamawiającego awarii.
W szczególnym przypadkach, np. w przypadku braku możliwości naprawy urządzenia w miejscu jego użytkowania Wykonawca dostarczy inne urządzenie o tej samej lub podobnej funkcjonalności, wolne od wad, w czasie 2 dni roboczych od momentu stwierdzenia przez osobę upoważnioną przez Wykonawcę, braku możliwości naprawy Urządzenia (urządzenie zastępcze musi zostać podłączone do sieci teleinformatycznej i skonfigurowane do bieżącej pracy przez Wykonawcę);
5) bezpłatnego, w okresie trwania umowy przeszkolenia personelu Zamawiającego obsługującego urządzenia w dowolnym, wyznaczonym przez Zamawiającego terminie (zakres szkolenia i liczba godzin przeznaczona na szkolenie jest określona przez 
Zamawiającego, bez żadnych dodatkowych limitów);
6) bezpłatnego zapewnienia wsparcia i rozwiązania problemów w zakresie funkcjonowania urządzeń w środowisku informatycznym;
7) bezpłatnego ustawienia parametrów wydruku w środowisku informatycznym Zamawiającego;
8) bezpłatnej instalacji wymaganego przez sprzęt oprogramowania w celu zapewnienia wykorzystania wszystkich funkcji najmowanych urządzeń;
9) bezpłatnej konfiguracji dostępu do urządzeń wraz z przypisaniem praw dostępu;
10) bezpłatnego rozliczania ilości wykonanych stron przez poszczególnych pracowników, na urządzeniach będących przedmiotem zamówienia;
11) dokonania naprawy urządzeń we własnym lokalu serwisowym, o ile jest to uzasadnione rodzajem uszkodzenia, po uprzednim dostarczeniu sprzętu zastępczego;
12) zapewnienia bezpłatnego serwisu najmowanych urządzeń w trakcie trwania umowy.

Wykonawca będzie obciążany przez Zamawiającego kosztami wydruków czarnobiałych i kolorowych. 

Kryteriami oceny oferty Wykonawcy są:
1) cena brutto;
2) potwierdzenie dysponowania urządzeniami we wskazanej ilości;
3) potwierdzenie instalacji systemu druku podążającego.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjowania ceny oferty Wykonawcy, którego oferta została uznana jako najkorzystniejsza.

Sposób i termin złożenia oferty przez Wykonawcę:
1. Ofertę należy złożyć poprzez wypełnienie formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 2 wraz z załącznikiem nr 4 i 5 do zapytania ofertowego w wybrany sposób:
1) w formie papierowej na adres Powiatowy Urząd Pracy, ul. Wojska Polskiego 2, 62-300 Września;
2) jako zaszyfrowany plik opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym na adres sekretariat@pupwrzesnia.pl lub za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej PUPWrzesnia/SkrytkaESP.

Termin składania ofert upływa 17 grudnia 2024 r.

Oferty złożone po terminie lub niekompletne nie będą rozpatrywane.

Osobą do kontaktu w zakresie przedmiotu zamówienia jest Maciej Gomuła, St. Inspektor, nr tel. 
61 6403533, e-mail: maciej.gomula@pupwrzesnia.pl.